Privacybeleid

1. Wie wij zijn

Dit beleid legt uit hoe we persoonsgegevens verwerken wanneer je babyprintlab.nl, babyprintlab.de of babyprintlab.fr (samen "de winkel") gebruikt, bij ons bestelt of contact met ons opneemt. De verwerkingsverantwoordelijke is:

Bergh Software (eenmanszaak van Daan van den Bergh), handelend onder de naam Babyprint Lab

Ensahlaan 25, 3723 HT Bilthoven, Nederland

KvK-nummer: 75538288

E-mail voor privacyverzoeken: legal@babyprintlab.nl

2. Welke gegevens we verwerken

Als je een product ontwerpt. De gegevens die je invult voor de print: de naam van je baby, de geboortedatum en, als je die invult, het geboortetijdstip, het gewicht en de lengte, samen met de stijl en kleur die je kiest. Tot je doorgaat naar betalen, worden dit ontwerp en je winkelmandje alleen in je eigen browser opgeslagen (zie artikel 8). Als je doorgaat naar betalen, slaan we het ontwerp op bij je bestelling. Gewicht, lengte en geboortetijdstip kunnen onder de AVG gelden als gegevens over gezondheid; die verwerken we alleen met je uitdrukkelijke toestemming (zie artikel 3).

Als je bestelt. Je e-mailadres, de naam en het adres die je voor de bezorging invult, het ontwerp dat je hebt goedgekeurd, de producten, aantallen en prijzen, en de status van je bestelling en de bezorging (inclusief de trackinggegevens van de vervoerder). Betaalgegevens, zoals je kaartnummer, vul je in op de betaalpagina van onze betaaldienstverlener Stripe; die ontvangen wij niet. Van Stripe ontvangen we of en hoeveel je hebt betaald, de betalings- en factuurreferenties en je factuur.

Als we je e-mailen. Of onze e-mails over je bestelling zijn teruggestuurd, vertraagd of als spam gemarkeerd, zoals onze e-maildienstverlener dat meldt.

Als je contact met ons opneemt. Je naam, e-mailadres, het onderwerp en je bericht, en het IP-adres vanwaar je het contactformulier hebt verstuurd. Als je ons rechtstreeks mailt, ontvangen we je e-mailadres en wat je bericht bevat.

Als je de winkel bezoekt. Onze hostingprovider verwerkt je IP-adres en technische verzoekgegevens om de pagina's te tonen en de winkel tegen misbruik te beschermen.

3. Waarom we ze verwerken en op welke grondslag

• Om je bestelling te maken, te bezorgen en te factureren, je de e-mails daarover te sturen (de bevestiging met je factuur, het verzendbericht en een bericht als je bestelling vertraagd is of wordt terugbetaald) en je de status van je bestelling te tonen: noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou (artikel 6, lid 1, onder b AVG). Gaat het om gegevens van iemand anders dan jijzelf, zoals je baby of een ontvanger die je voor de bezorging opgeeft, dan verwerken we die alleen om de bestelling te maken en te bezorgen waar je om hebt gevraagd, op grond van ons gerechtvaardigd belang, en het jouwe, daarbij (artikel 6, lid 1, onder f AVG).
• Om het gewicht, de lengte en het geboortetijdstip van je baby te printen, als je die invult: omdat deze gegevens kunnen gelden als gegevens over gezondheid (artikel 9 AVG), verwerken we ze alleen op grond van je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, onder a AVG), die je geeft door vóór het betalen het toestemmingsvakje in je winkelmandje aan te vinken. We gebruiken ze alleen om je bestelling te maken en te bezorgen zoals in dit beleid beschreven, waaronder het doorgeven ervan aan Gelato in het printbestand. We leggen vast wanneer je toestemming gaf en op welke versie van dit beleid die betrekking had (niet de gegevens zelf), zodat we kunnen aantonen dat je die gaf; die vastlegging bewaren we bij de administratie van je bestelling (zie artikel 6). Zonder deze toestemming kunnen we geen bestelling aannemen die deze gegevens bevat; je kunt hetzelfde ontwerp zonder deze gegevens bestellen.
• Om onze boekhouding en belastingadministratie bij te houden: noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, onder c AVG).
• Om je vragen en klachten te beantwoorden: voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou als je bericht over een bestelling gaat, en anders ons gerechtvaardigd belang om te reageren op berichten die ons worden gestuurd (artikel 6, lid 1, onder b en f AVG).
• Om de winkel te beveiligen en misbruik te voorkomen, bijvoorbeeld door te beperken hoe vaak het contactformulier vanaf één IP-adres kan worden verstuurd, en om te merken wanneer een e-mail over je bestelling je niet heeft bereikt: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare winkel (artikel 6, lid 1, onder f AVG).

Om te bestellen moet je je e-mailadres, het bezorgadres en de gegevens voor de print opgeven; zonder die gegevens kunnen we je bestelling niet maken of bezorgen. Gewicht, lengte en geboortetijdstip zijn optioneel. Om het contactformulier te gebruiken moet je je naam, e-mailadres en bericht opgeven; zonder die gegevens kunnen we je niet antwoorden.

We nemen geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.

4. Wie je gegevens ontvangt

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen ze alleen met de dienstverleners die we nodig hebben om de winkel te laten draaien, en die ze namens ons en volgens onze instructies verwerken:

• Gelato drukt en verzendt je bestelling. Gelato ontvangt je naam, bezorgadres en e-mailadres en het printbestand met je ontwerp, en geeft de gegevens die daarvoor nodig zijn door aan de productiepartner die je bestelling drukt en aan de vervoerder die haar bezorgt.
• Stripe verwerkt je betaling en stelt je factuur op. Stripe verwerkt betaalgegevens daarnaast als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen en aan haar eigen wettelijke verplichtingen te voldoen; daarvoor geldt het privacybeleid van Stripe zelf.
• Resend verstuurt onze e-mails aan jou en levert berichten uit het contactformulier bij ons af.
• Cloudflare host de winkel en de database waarin we bestellingen opslaan, maakt en bewaart de printbestanden en beschermt de winkel tegen aanvallen.
• De aanbieder van onze e-mailinbox ontvangt de e-mails die je ons stuurt, inclusief berichten uit het contactformulier.

Daarnaast verstrekken we persoonsgegevens aan instanties, zoals de Belastingdienst, als de wet ons daartoe verplicht.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van deze dienstverleners, of hun subverwerkers, zijn gevestigd in of verwerken gegevens vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte, zoals de Verenigde Staten. Als persoonsgegevens naar zo'n land worden doorgegeven, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS-gegevensprivacykader, voor gecertificeerde bedrijven) of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Via het e-mailadres in artikel 1 kun je ons om meer informatie over deze waarborgen vragen.

6. Hoe lang we je gegevens bewaren

• Bestellingen die niet zijn betaald: die verwijderen we automatisch, in de regel binnen enkele dagen nadat ze zijn aangemaakt.
• Je ontwerp, bezorgadres en e-mailadres bij een betaalde bestelling: die verwijderen we automatisch zodra je bestelling is afgerond, in de regel 14 dagen na de bezorging of na een terugbetaling of annulering. Als de vervoerder geen bezorging meldt, verwijderen we ze in de regel 60 dagen na verzending. De printbestanden worden automatisch verwijderd, in de regel 60 dagen nadat ze zijn gemaakt. Staat er voor je bestelling nog een betalingskwestie open, zoals een terugbetaling die we je verschuldigd zijn, dan kunnen we de gegevens bewaren totdat die is afgehandeld.
• Boekhoudgegevens: de bedragen, btw, datums, betalings- en factuurreferenties van je bestelling en je factuur (waarop je naam, e-mailadres en adres staan) bewaren we zo lang als de fiscale en boekhoudkundige wetgeving voorschrijft, in Nederland 7 jaar.
• Contactberichten: die bewaren we zo lang als we ze nodig hebben om je vraag en eventuele vervolgvragen af te handelen.
• Technische verzoekgegevens: die bewaart onze hostingprovider korte tijd, voor zover nodig om de pagina's te tonen en de winkel te beschermen.

7. Je rechten

Op grond van de AVG heb je het recht op inzage in je persoonsgegevens, op rectificatie of wissing ervan, op beperking van de verwerking, op ontvangst van de gegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, machineleesbare vorm (gegevensoverdraagbaarheid), en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van onze gerechtvaardigde belangen. Deze rechten gelden binnen de voorwaarden en grenzen die de AVG stelt; zo kunnen we gegevens die we wettelijk moeten bewaren niet wissen. Heb je ons de gegevens van je baby gegeven, dan kun je deze rechten als ouder of voogd namens je baby uitoefenen.

Je toestemming intrekken. Je kunt je toestemming voor de verwerking van het gewicht, de lengte en het geboortetijdstip van je baby op elk moment intrekken door te mailen naar legal@babyprintlab.nl. Het intrekken doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Na het intrekken gebruiken we deze gegevens niet meer en verwijderen we ze uit onze administratie, behalve voor zover we ze nog nodig hebben voor een bestelling die al in productie is gegeven. Omdat de gegevens op je product worden gedrukt en een bestelling kort na de betaling automatisch in productie wordt gegeven, kan een bestelling die in productie is gegeven niet meer worden gewijzigd of gestopt: die wordt gedrukt en bezorgd zoals besteld.

Om je rechten uit te oefenen, mail je naar legal@babyprintlab.nl. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door te mailen vanaf het e-mailadres waarmee je hebt besteld. We reageren binnen de termijnen die de AVG stelt.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming: in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of de autoriteit in het EU-land waar je woont of werkt of waar volgens jou inbreuk op je rechten is gemaakt.

8. Cookies en lokale opslag

De winkel slaat je ontwerp en winkelmandje op in de lokale opslag van je browser, zodat ze er nog zijn als je terugkomt. Hoe de winkel cookies en lokale opslag gebruikt, lees je in ons cookiebeleid.

9. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid wijzigen. De versie die in de winkel is gepubliceerd geldt, en de datum daarvan geeft aan wanneer ze is ingegaan.